Dengan menggunan Microsoft word kita bisa memformat tulisan/ dokumen kita beragam, misalnya cetak tebal, mewarnai, menyisipkan gambar, mengubah ukuran huruf, menyisipkan simbol, dan lain-lain. Dengan kata lain, microsoft word ini formatnya sangat lengkap.
Pada kli ini saya akan berbagi informasi yaitu Menggunakan Fungsi Mail Merge di Microsoft Office Word.
Mail merge sering juga disebut surat massal, yaitu surat yang isinya senada dan dikirimkan ke banyak orang atau tujuan yang berbeda-beda. Dengan mail merge, pengiriman surat ke banyak tujuan dapat Anda selesaikan secara cepat dan tepat. Surat dibuat menggunakan dokumen utama dan sumber data. Dokumen utama dan sumber data dapat dibuat pada satu aplikasi Microsoft Office Word. Pada tutorial ini saya menggunakan Microsoft Office Word 2007 dan dapat dipakai juga pada Office 2010 maupun versi terdahulu.
Silahkan anda buka Microsoft Word. Untuk bahan praktek, silahkan buat sebuah identitas singkat mahasiswa yang berisi NIM, nama, tingkat dan jurusan penerima.
Silahkan klik Mailings pada menu Tab.
Pilih menu Start Mail Merge, kemudian pilih Step by Step Mail Merge Wizarrd. Seperti terlihat pada gambar dibawah ini:
2. Kemudian di sebelah kanan akan muncul sub menu Mail Merge. Untuk memilih tipe dokumen pada bagian Select document type, pilih Letters untuk membuat tipe dokumen dalam bentuk surat.
3. Klik Next: Starting document pada bagian Step 1 of 6 yang ada di pojonk kanan bawah.
1. Klik Next: Select recipients pada bagian Step 2 of 6. Recipients adalah data yang akan kita masukkan ke dokumen yaitu surat undangan.
Pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat. Namun pilihlah Type a new list jika Anda ingin membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat.
Klik create, maka akan muncul kotak dialog New Address List. Jika pengaturannya sudah sesuai maka Anda bisa langsung memasukan data yang diinginkan pada kolom yang telah tersedia.
Namun, jika pengaturanya tidak sesuai dengan yang diinginkan Anda bisa mengubahnya dengan cara klik Customize Columns. Maka akan muncul sub menu Customize Address List seperti dibawah ini:
Jika Anda ingin menanbahkan Field Names sesuai
dengan yang diinginkan Anda cukup klik Add, kemudian akan muncul kotak dialog
Add Field. Maka Anda tinggal mengetikan nama yang diinginkan.
Begitu juga jika Anda ingin menghilangkan Field
Names yang tidak diinginkan Anda dapat mengapusnya dengan cara klik Field Names
yang ingin dihapus, kemudian klik Delete. Begitu pun jika ingin mengganti nama
Field Names, maka klik Rename. Untuk mengakhirinya klik OK. Misalnya dengan
pengaturan seperti ini:
Setelah itu Anda dapat memasukan data-data sesuai
dengan Field Names yang telah ditentukan tadi. Jika ingin menambahkan kolom
baru, maka klik New Entry. Maka kolom pun akan bertambah sesuai dengan
keinginan. Jika sudah selesai klik OK.
Secara otomatis akan muncul menu Save. Simpanlah
data yang tadi telah dibuat, misalnya di My Documents. Beri nama file data
tersebut, misalnya Tutorial Mail Merge. Setelah itu akan muncul menu Mail Merge
Recipients. Jika sudah yakin dengan data yang dimasukan pilih lah OK.
Namun jika anda menemukan ada data yang salah saat
anda masukan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih
menu Edit.
Jika sudah kembali berada pada lembar kerja
Microsoft Office Word, pilihlah menu Insert Merge Field yaitu data-data dalam
data source yang akan kita sisipkan ke dokumen. Caranya dengan letakkan kursor
pada daerah yang ingin di sisipkan field kemudian klik Insert Merge Field dan
pilih field yang sesuai.
Untuk menampilkan hasilnya klik Preview Results.
Atau anda bisa melihat Tutorial gambar begerak dibawah ini saya buat dengan cara lain agar supaya anda bisa memaksimalkan fungsi-fungsi yang mungkin anda belum gunakan bahkan anda belum tahu pada Aplikasi yang sehari-hari menemani anda. dan tentunya dengan tutorial gambar bergerak ini, anda dapat menghemat waktu anda dalam pembuatan surat atau undangan yang datanya suda anda buat sebelumnya, dalam hal ini saya anggap anda telah mempunyai data dalam fomat excel seperti contoh sebaga berkut :
Selamat Mencoba...
